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De la venta online a la entrega con cero clicks

Ni un click.
En YiQi invertimos de manera permanente en el desarrollo de nuestro YiQi ERP.
En particular estamos enfocando en los procesos automatizados de venta física y online.

¿Cómo es un proceso automatizado 100% en YiQi?

Dependiendo del modelo de negocios, es posible registrar todas las operaciones sin un click.

Esto se puede explicar con un ejemplo: una empresa que contrata a un tercero para entregar sus productos (fullfilment o a través de Mercado Libre), que vendió en un marketplace (Mercado Libre, Frávega u otro):

¿Cómo es que se hace el proceso?

  • Venta online: se vende y se cobra en el marketplace
  • Se reserva el stock utilizado, actualizando la disponibilidad de productos para otras ventas
  • Se crea, emite y entrega la factura al cliente final (en MELI se sube como factura de compra)
  • Se registra el cobro y, por ende, se cobra la factura (aparece ya como cobrada)
  • Se crea el remito de venta y se procesa (por lo tanto da de baja el stock vendido)
  • Mientras se operan factura, recibo y remito se realizan los asientos contables automatizados

Ni un click. El usuario no requiere intervenir en la operación más que controlando desde su dashboard.
De esta máxima automatización se puede partir para configurar operaciones ajustadas a mi empresa: frenar la facturación para controlar cuentas corrientes, o emitir la factura sólo si se despachó el producto, dejar el producto pendiente de ser despachado, o bien no reservar el stock si no tengo el cobro realizado, etc.

De cero clicks a los que necesite la empresa.

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Administración automática de ventas online

¿Cómo funciona la administración automática de las ventas online en YiQi ERP?

Como todos sabemos las ventas online son las que se generan a partir de los sitios de e-commerce donde los clientes pueden comprar productos o servicios de manera digital, sin necesidad de ir a la tienda física. Lo hacés desde una computadora, una tablet, un celular o cualquier dispositivo con conexión a internet. Esto hace que tu empresa y marca tengan mayor presencia online, que puedas apuntar a un público específico o con la geolocalización que tu negocio requiera, entre otros aspectos.
Esa operación requiere una operación administrativa y logística impecable. Para esto, lo primero que vamos a tener que hacer es vincular la tienda o el marketplace con YiQi ERP.
Luego de eso vamos a gestionar todos los datos de la tienda como los del cliente, las publicaciones, los precios, los saldos de stock, los artículos y en caso de tener sucursales podés vender el producto independientemente de donde esté ubicada en cualquiera de las sucursales.
Luego se crear el Origen del pedido -que es lo que define el canal por donde se va a hacer la operación- y a vincular los artículos de la página con YiQi ERP, se comenzarán a descargar las operaciones que se hacen en los distintos portales para posteriormente operar con el stock, facturarlas, gestionar Remitos, etc.

¿Cómo se procesa tu venta? Se crea automáticamente un Pedido gracias a las integraciones de YiQi ERP con los canales de venta:

  • Según el nivel de automatización que se haya configurado, se reserva el stock vendido y se crean dentro del Pedido los documentos (Factura, Remito de venta, Recibo, Orden de producción).
  • Automáticamente la Factura se emitiría y entregará (por mail o en Mis Compras de Mercado Libre), siempre según lo que hayas configurado en el canal.
  • El Recibo también puede emitirse automáticamente
  • Contabilidad: todos los asientos son automáticos, se realizarán solos.

De esta manera, esta automatización de pedido permite el control y seguimiento para saber si estamos cumpliendo con los objetivos buscados.
Estos procesos automatizados ayudan a tu empresa a prescindir de procesos administrativos obsoletos y manuales para que el negocio avance de acuerdo a las tecnologías y los tiempos de respuesta que se esperan en el mercado.

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Desafío: no vender por debajo del costo

Todos sabemos que vender debajo del costo o con márgenes menores a los esperado es algo habitual en un contexto de precios inestables. Cómo controlar estos escenarios es algo que requiere de varias herramientas y acciones simultáneas.

Una metodología puede ser tener a mano el CRM. El CRM (costo de reposición de mercadería) es lo que nos permite saber de manera actualizada lo que nos cuesta reponer un producto en este momento. De hecho es lo que también nos permite estimar (con una de las metodologías) el valor de nuestro stock: si multiplicamos las cantidades de productos por su CRM obtendremos el valor de reposición de todo nuestro stock (imagen).

(¿Te interesa saber más? Anotate acá y coordinamos un encuentro.)

CRM del stock en YiQi ERP

Volviendo: el CRM nos deja ver cuánto cuesta reponer un producto y, por ende, poder entender cuánto margen tenemos respecto del precio de venta.

Además del CRM existe el CMV: costo de mercadería vendida, es decir, cuánto nos costó el producto que vendimos. Para esos casos necesitaremos o bien tener los productos loteados (con lógicas FIFO por ej.), o bien trabajar con productos seriados, lo cual nos permite saber específicamente a cuánto compramos el producto que vendimos.

El CMV es un valor mucho más certero respecto de la rentabilidad bruta de la venta de un producto, pero no siempre lo tenemos a mano (depende del modelo de gestión de stocks).

Una metodología que se puede implementar en YiQi ERP para controlar los precios de venta es poder importar desde excel las listas de precios de los proveedores, o ingresar el precio de compra en el Remito de compra (incluso pudiendo actualizar los precios de listas de compra desde el Remito).
Si luego aplicamos márgenes o políticas de precios en las listas de precios de venta, podemos mantener actualizados nuestros precios con un ojo puesto en el costo de reposición.

¿Te interesa saber más? Anotate acá y coordinamos un encuentro.

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¿Qué significa centralizar las ventas hoy?

¿Qué es la centralización o integración de canales de venta? ¿Qué mejoramos centralizando? ¿Cuáles son las operaciones que puedo o debo incluir?

La centralización de los canales de venta genera varias ventajas a simple vista: tengo una sola operación, no una por canal; puedo automatizar procesos manuales (facturación, recibos, remitos, lógicas de depósitos); es posible actualizar precios para evitar ventas debajo del costo, etc. Pero ¿qué es centralizar?

El foco quizás deba estar en los cuello de botella y de alto riesgo (pueden coincidir o no). Centralizar sería entonces buscar una solución para estos puntos críticos de los canales de venta.

Desde este punto de vista es posible entonces que mi empresa tenga en la facturación un bloqueo para el crecimiento (si cada venta la tengo que facturar manualmente en AFIP, es difícil crecer); o tenga demoras en las entregas de las ventas (la logística como alto riesgo de pérdida de clientes, o problemas de reputación en marketplaces); o bien esté utilizando mucha mano de obra para sostener la operatoria de los canales (mi empresa busca diversificar canales, pero tiene un alto costo operativo).

En el ecosistema de herramientas YiQi ERP es un gran aliado porque permite incluso integrar procesos que quizás estén maduros en otros sistemas (por ej. uso un CRM que no es el módulo de YiQi ERP, o utilizo herramientas de envío de mails, o bien tengo formularios web para contactos, etc.). Integrar estos procesos es fundamental cuando pensamos en ventas en múltiples carritos y marketplaces.

Entones: riesgos controlados, operaciones más eficientes (publicaciones y stock) y políticas de precios con un ojo puesto en el costo.
YiQi ERP nos ayuda a centralizar y automatizar procesos para subir y fijar los niveles de eficiencia generales de la empresa, con la mirada puesta en nuestros clientes.
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Panel económico y financiero

En YiQi ERP podemos armar un dashboard (o panel) que nos pueda mostrar cómo estamos económicamente y financieramente en períodos de tiempos determinados.

Para esto hay una herramienta que permite armar el panel con los datos que necesitamos tener a mano: las smarties (si no las conocés podés ver de qué se trata en esta capacitación). Con las smarties es posible armar nuestro dashboard o panel de inicio. La lógica es: voy a donde quiero obtener los datos (reporte de ventas, compras, recibos, etc.), configuro la smartie, la guardo con un nombre y la agrego con un click al panel de inicio.

¿Qué podemos agregar al dashboard? Todo aquello para lo cual tengamos permisos y nos interese agregar : gráficos e indicadores de ventas, compras, ingresos, egresos, stock, logística, etc. Un punto habitual en nuestros negocios es el control de los aspectos económicos y financieros.

Recordemos: el análisis económico nos va a mostrar la rentabilidad de nuestra empresa, lo que comúnmente resulta de restar ventas y gastos (todo lo que vendí y todo lo que compré en un período de tiempo determinado). Para más especificaciones podemos ver conceptos de Profit and loss (P&L statement). En cambio en análisis financiero nos permite entender nuestra liquidez, es decir cuánto ingresa y cuánto egresa en un período de tiempo. El análisis del Cashflow nos puede ayudar para esa vista.

Panel de YiQi ERP con ventas, gastos, ingresos y egresos del mes en curso

Armando smarties podemos, por ejemplo, ver cuánto llevamos facturado en el mes (ventas) y compararlo con cuando compramos (gastos). También podemos ver los cobros del mes (ingresos) y los pagos (egresos) para entender nuestra posición financiera generada en este mes.

Así entonces, podemos pensar en definir u obtener incluso nuestros KPIs (key performance indicators, indicadores claves de performance) en YiQi ERP.


Si te interesa saber más es posible reservar una reunión con nosotros acá: click.

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KPIs: medir para mapear

Ya lo sabemos: hay que medir.

Pero se nos plantean algunas preguntas que involucran el qué, cómo, quién, cuándo, por qué. Las respuestas dependen mucho de la orientación que tenga nuestra gestión, pero sabemos que la balanza que enfrentamos -en términos de tiempos disponibles- es siempre Hacer vs. Medir.

Una vista del mes en curso de nuestro negocio, mostrando el aspecto económico mediante Facturación y Compras, o el financiero viendo Cobros y Pagos.

Comercialmente, si hacemos venta consultiva trabajando sobre el tradicional funnel (embudo), necesitamos conocer la Tasa de conversión (cuántos de esos leads / prospectos que iniciaron el proceso se convierten en clientes nuestros). Pero no es el único indicador clave (o KPI, por el nombre en inglés Key Performance Indicator): también podemos medir cuánto nos cuesta cada lead que se vuelve cliente, o el tiempo que tardamos en recorrer el funnel completo (ciclo de vida de la conversión del lead), etc.

Gerenciando KPIs desde bien arriba podemos encontrarnos con este tipo de dashboards o paneles en YiQi (ver imagen).

En ventas también podemos ver mediante el Reporte de ventas y las Smarties de YiQi (si te interesa hay una capacitación en nuestro canal de YouTube), las conductas de nuestros clientes: frecuencia de compra, ranking de productos, ranking por familias de productos o servicios, ventas por canal de ventas (para ver por ej. el online vs. local físico, o Mercado Libre vs. mi web), etc.

Stocks: ingresos por compras, reservas por Pedidos realizados, egresos, cantidad de Pedidos entregados por día, stocks mínimos, CRM del stock completo (Costo de reposición de mercadería) y otros.

Los KPIs están para ver el negocio. La recomendación que nos llega es mantenerlo simple, con pocos indicadores que nos permitan tener la vista detallada siempre con algo de perspectiva.

YiQi ERP nos permite tener estos KPIs a la vista y así sí, entonces, poder medir para mapear nuestro negocio hacia adelante mirando atentamente aquello que detectamos hoy.

(Si te interesa tomar una capacitación sobre KPIs en YiQi, podés inscribirte acá).

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YiQi ERP: procesos automáticos por canal de ventas

Tu negocio, tus procesos

Cuando iniciamos la configuración de los canales de venta en YiQi ERP definimos algunas cuestiones relacionadas con la automatización de tus procesos. Pero cada canal tiene su lógica: market places y tiendas propias on line – Mercado Libre, Shopify, WooCommerce, Tienda Nube, Dafiti, etc. – y también el local físico donde vendemos nuestros productos y servicios.

¿Cómo definir un proceso en YiQi ERP aprovechando la automatización? Podemos pensar en algunas recomendaciones.


1- Todo eso que funciona, ya funciona. No es necesario al inicio rearmar un proceso crítico que existe y que está bien, salvo que con YiQi ERP puedas implementar una mejora obvia (envío de facturas por mail a tus clientes, o control del saldo de crédito de tus clientes).


2- Más automático, menos decisiones. Hay que tener en cuenta que mientras más procesos sean automatizados menos decisiones tomamos. Esto puede ser excelente cuando quiero que YiQi haga procesos automáticos: reservar stock para evitar quiebres, facturar en AFIP, crear el Recibo del cobro y emitirlo, hacer todos los asientos contables automáticos y dejar listo el Remito de venta (o incluso despacharlo en algún caso).
Sin embargo podemos necesitar hacer algún control antes de facturar, o frenar los Pedidos en la mesa de armado antes de generar la factura para tomar decisiones que mejoren los índices de deuda o cobranza.


3- Más registramos, menos hacemos, y viceversa. Esto lo sabemos todos: el esfuerzo de registrar lo que hacemos a cada paso puede ser genial cuando queremos medir pero terrible al momento de operar de forma ágil. Hasta dónde es algo que el tiempo y las mediciones nos irán mostrando. En YiQi ERP es posible configurar para probar si algo te funciona, y te permite volver a revisar esos procesos más adelante para mejorarlos y ajustar más las operaciones de tu negocio.

Cada vez más la omnicanalidad se nos presenta como una gran oportunidad, fidelizando, mejorando cada contacto con nuestros clientes, unificando stocks y operaciones. Pero también sabemos y buscamos siempre acompañarte: tu negocio, tus procesos.

¿Un encuentro con nosotros?
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YiQi ERP – gestión de políticas de precios

Hicimos un cambio muy importante en cómo trabajan los cálculos de las listas de precios a partir desde las listas de compras. Si no trabajás con listas de precios, te recomendamos que no leas el detalle de esta mejora y que pases ¡al siguiente punto!

¿Qué hicimos? Dividimos el cálculo en dos opciones: el cálculo desde el margen de ganancias y el clásico.
Esto puede determinarse desde cada lista de precios marcando el check correspondiente.


Clásico:
El cálculo tradicional es igual que antes: se aplica el % al precio de compra y con eso se determina el precio final.
Margen de ganancias:
El nuevo cálculo busca determinar el precio de venta tal que el resultado nos de un margen de ganancia correspondiente al ingresado. Para eso también estamos incluyendo en el cálculo el costo del envío según la publicación y el margen de retención que realiza el e-commerce que podría estar asociado a la lista.

La fórmula es la siguiente:
PrecioVenta = (PrecioCompra + envio) / ( 1 – %canal – % Margen)
Además del cambio en las fórmulas también hicimos un cambio en cómo se ingresa el margen de ganancia para que el tener distintos márgenes dentro de una misma publicación sea más manejable.

Agregamos un par de instancias nuevas con este fin:
La primera «Políticas de precio» está asociada a los artículos.
La segunda, «Margen por política de precios» es una entidad hija de la Lista de Precios. Entonces desde allí se puede determinar todos los márgenes para artículos con política A, B, C, etc, o bien tener un margen default para todos los que no tengan una política discriminada.

Hay también un par de validaciones nuevas: una detecta el caso en el que el % del canal y el de la ganancia superan el 100% y se intenta calcular usando el margen de ganancia (esto no puede suceder, no tiene solución el cálculo); la otra es para asegurarse que esté asignado el margen de todos los artículos asociados que tengan una política de precio discriminada.

Si te interesa, más mejoras y funcionalidades nuevas en este link.

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Configurá envío automático de mails de Pedidos desde YiQi ERP

¡Hoa!
Te recordamos que los documentos de los Pedidos los podés enviar por mail (por si te habías olvidado…).

Configuración de envío automático de documentos a tus clientes

Recordá que ahora tenés la posibilidad de cargar templates en YiQi para que el Pedido vaya enviando mails a los contactos de tu cliente en distintos momentos del Pedido.

Funciona como los otros templates (vos creás un texto incluyendo los campos posibles validados por YiQi de forma automática).
Además tiene la opción de elegir los estados en los que estará activa esa notificación.
Otra opción que tiene es la de elegir qué archivos adjuntar en el correo: podés enviar el Pedido mismo, Factura, Remitos, Recibos.
Si te interesa, la entidad se llama Notificación de Pedido y está en Parámetros/Ventas. Si no lo tenés, ¡pedí que actualicemos tu esquema!
No sabés si aplica a tu negocio o esquema? Coordiná con nosotros una reunión acá y lo revisamos juntos.

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YiQi ERP + E-Commerce

Con YiQi ERP podés integrar todas tus tiendas e-commerce en un solo lugar. Hacemos la interfaz con cualquiera de las tiendas virtuales existentes: Magento, Mercado Libre, V – Tex, Tienda Nube, e incluso  e-commerce propios.

Beneficios:

  • Integra múltiples Tiendas online y físicas: Podés dar de alta, modificar o dar de baja un artículo desde YiQi ERP y éste se encargará de llevar la información a todos los e-commerce.
  • Controla Stock y pedidos en tiempo real: Todas las ventas producidas desde los e-commerce van a crear un pedido en YiQi ERP, y reservarán
  • Genera Órdenes de Compra a múltiples proveedores a partir de las ventas: Con el Punto de Stock de YiQi ERP el sistema genera una OC al proveedor, para evitar la falta de stock. Se centralizan las compras de tu tienda física y virtual
  • Automatiza los precios: La oferta de productos siempre estará actualizada. Dejás de preocuparte por modificar precios en las tiendas.
  • Optimización de Recursos: YiQi ERP permite analizar las ventas, ver el producto más vendido, el e-commerce que más demanda genera, ofrece en un instante cualquier tipo de información
  • Centraliza la información: Pedidos, stock, formas de pago, envío, stock disponible, facturación, contabilidad
  • Datos fiables y en tiempo real
  • Reducción de errores
  • Ahorro de costos y tiempo
  • Mejora del servicio al cliente

No lo dudes más. Elegí tener todo en un lugar y bajo control. Te esperan resultados increíbles.